Sygnaliści
Procedura wewnętrzna zgłaszania naruszeń w Specjalistycznym Centrum Diagnostyczno-Zabiegowym Medicina sp. z o.o. („Procedura”)
§ 1 [Podstawa prawna i cel Procedury]
1. Niniejsza Procedura określa zasady i warunki utworzenia kanału wewnętrznego oraz procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych w Specjalistycznym Centrum Diagnostyczno-Zabiegowym Medicina sp. z o.o. („Spółka”) stosownie do przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, Dz. U. poz. 928 („Ustawa”) oraz dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii („Dyrektywa”).
2. Celem niniejszej Procedury jest zapewnienie zgodnego z przepisami prawa funkcjonowania Spółki poprzez zapewnienie efektywnego mechanizmu przeciwdziałania, wykrywania i zwalczania wszelkich przypadków naruszeń prawa, oraz zapewnienie należytej ochrony Sygnalistom, w tym w szczególności zapewnienie im ochrony przed ewentualnymi Działaniami Odwetowymi.
§ 2 [Definicje]
Użyte w niniejszej Procedurze terminy pisane z dużych liter mają następujące znaczenie:
Sygnalista – osoba dokonująca zgłoszenia w przedmiocie nieprawidłowości, w szczególności: pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, akcjonariusz lub wspólnik, osoba świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysta, wolontariusz, praktykant.
Działania Odwetowe - należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście.
Organy Publiczne - należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w § 3 ust. 1 niniejszej Procedury.
RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.).
Ustawa o Ochronie Danych Osobowych - ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1781).
§ 3
[Przedmiot zgłoszenia i podmioty odpowiedzialne za Procedurę]
1. Przedmiotem zgłoszenia mogą być wszelkie działania bądź zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście przepisów prawa, w tym przepisów dotyczących:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
4) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
5) ochrony środowiska;
6) ochrony radiologicznej;
7) bezpieczeństwa żywności;
8) zdrowia publicznego;
9) ochrony konsumentów;
10) ochrony prywatności i danych osobowych;
11) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
12) interesów finansowych skarbu państwa Rzeczypospolitej Polskiej oraz jednostki samorządu terytorialnego;
13) publiczno-prawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
14) naruszenia obowiązujących w Spółce procedur i regulaminów lub naruszenia standardów etycznych obowiązujących osoby wykonujące zawody medyczne w Spółce.
2. Niniejszej Procedury nie stosuje się do informacji objętych tajemnicą zawodową zawodów medycznych.
3. Zgłoszenie, które dotyczy obszarów, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 14) powyżej może być dokonane jedynie drogą zgłoszenia wewnętrznego, opisanego w § 4 i 5 Procedury.
4. Za zapewnienie wdrożenia Procedury odpowiada Zarząd Spółki.
5. Za wykonywanie następujących zadań wynikających z Procedury odpowiada:
1) Pełnomocnik Zarządu ds. Ochrony Sygnalistów – przyjmowanie i weryfikacja zgłoszeń;
2) Pełnomocnik Zarządu ds. Ochrony Sygnalistów – podejmowanie działań następczych, udzielanie informacji zwrotnych;
3) Dział Kadr – prowadzenie Rejestru Zgłoszeń.
6. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych oraz wykonywania innych czynności wskazanych w Procedurze mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie udzielone przez Zarząd Spółki, po uprzednim podpisaniu zobowiązania do zachowania poufności w zakresie informacji i danych osobowych, które zostały uzyskane w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego w ramach którego wykonywały tę pracę.
§ 4 [Sposób dokonywania zgłoszeń wewnątrz Spółki]
1. Przed dokonaniem zgłoszenia Sygnalista powinien zapoznać się z niniejszą Procedurą, która udostępniona jest na stronie internetowej Spółki, pod adresem: https://medicina.pl/sygnalisci.
2. Zgłoszenia dokonuje się w jeden z następujących sposobów:
1) pisemnie na adres: ul. Rogozińskiego 5, 31-559 Kraków, Zarząd Spółki lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: sygnalisci@medicina.pl;
2) w formie ustnej poprzez kontakt telefoniczny na nr 600 358 400 lub za pomocą bezpośredniego spotkania z osobą upoważnioną w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku o zorganizowanie spotkania w przedmiocie dokonania zgłoszenia.
3. Zgłoszenie należy sformułować w języku polskim.
4. W przypadku gdy Sygnalista życzy sobie zachować anonimowość, zgłoszenie należy przekazać w sposób określony w ust. 2 pkt 1) powyżej, przy czym w przypadku dokonania zgłoszenia za pośrednictwem poczty elektronicznej, Spółka nie będzie podejmować jakichkolwiek czynności celem identyfikacji tożsamości Sygnalisty.
5. Przebieg oraz treść rozmowy telefonicznej oraz spotkania, o których mowa w ust. 2 pkt. 2) powyżej są nagrywane za zgodą Sygnalisty. W przypadku dokonania nagrań wykonuje się kompletną i dokładną transkrypcję treści odbytej rozmowy.
6. Po sporządzeniu transkrypcji nagrania rozmowy zgodnie z § 4 ust. 5 powyżej, transkrypcję przedstawia się Sygnaliście celem sprawdzenia, ewentualnego poprawienia, oraz zatwierdzenia poprzez złożenie podpisu wraz z datą jego złożenia.
§ 5 [Elementy zgłoszenia]
1. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:
1) imię i nazwisko Sygnalisty;
2) datę i miejsce sporządzenia zgłoszenia;
3) możliwie jak najbardziej szczegółowy opis nieprawidłowości wraz ze wskazaniem ewentualnej osoby, która dopuściła się naruszenia;
4) wskazanie ewentualnej osoby pokrzywdzonej;
5) wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje osoba zgłaszająca, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia;
6) podpis Sygnalisty;
7) informacje kontaktowe, w przypadku gdy Sygnalista życzy sobie otrzymać informację zwrotną dotyczącą zgłoszenia.
2. Zgłoszenie anonimowe powinno zawierać w szczególności:
1) oświadczenie, że Sygnalista przekazuje zgłoszenie anonimowo;
2) datę i miejsce sporządzenia zgłoszenia;
3) możliwie jak najbardziej szczegółowy opis nieprawidłowości wraz ze wskazaniem ewentualnej osoby, która dopuściła się naruszenia;
4) wskazanie ewentualnej osoby pokrzywdzonej;
5) wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia.
§ 6 [Zasady obsługi zgłoszeń, ochrona Sygnalistów]
1. Kanał wewnętrzny udostępniony przez Spółkę zapewnia bezpieczeństwo, ochronę poufności Sygnalistów i osób trzecich wymienionych w zgłoszeniu.
2. Sygnaliście oraz wszelkim osobom udzielającym pomocy w dokonaniu zgłoszenia przysługuje ochrona zgodnie przepisami Ustawy, polegająca na zakazie podejmowania Działań Odwetowych lub groźby podejmowania Działań Odwetowych.
3. Ochrona, o której mowa w ust. 2 powyżej przysługuje od momentu dokonania zgłoszenia, pod warunkiem, że Sygnalista miał uzasadnione podstawy, żeby sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i stanowi informację o naruszeniu prawa w rozumieniu Ustawy i niniejszej Procedury.
4. Dane osobowe Sygnalisty i osoby udzielającej pomocy w dokonaniu zgłoszenia pozwalające na ustalenie ich tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że wyrażą one wyraźną zgodę na ich ujawnienie. Zgoda ta może być odwołana w każdym czasie.
§ 7 [Przyjęcie zgłoszenia oraz działania następcze]
1. Spółka potwierdza otrzymanie zgłoszenia w terminie 7 dni od daty dokonania zgłoszenia, chyba że Sygnalista nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie, bądź podany adres jest nieprawidłowy.
2. Spółka podejmuje działania następcze bez zbędnej zwłoki z zachowaniem należytej staranności, tj. nie później niż w terminie 3 miesięcy od daty potwierdzenia otrzymania zgłoszenia.
3. W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie może zostać:
1) przyjęte – zgłoszenie jest zasadne, bez zbędnej zwłoki zostaną podjęte działania następcze lub zostaną zawiadomione odpowiednie organy;
2) pozostawione bez rozpoznania – zgłoszenie jest bezzasadne bądź nie podlega zasadom opisanym w niniejszej Procedurze lub naruszenie opisane w zgłoszeniu jest nieprawdziwe.
4. W celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia Spółka podejmuje działania następcze, które polegają w szczególności na:
1) przeprowadzeniu dochodzenia wewnętrznego – polega to m.in. na zebraniu dowodów dotyczących naruszenia, zapoznaniu się ze stanem faktycznym, wystąpieniu o dodatkowe informacje itp.;
2) przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego – celem jest potwierdzenie lub zaprzeczenie faktom zawartym w zgłoszeniu, m.in. poprzez przeprowadzenie konsultacji, podjęcie działań wobec osoby, która narusza prawo.
5. Działania następcze mogą polegać na podjęciu działań przewidzianych przepisami prawa ukierunkowanych na wdrożenie sankcji wobec osób odpowiedzialnych za naruszenia prawa, tj. w szczególności: złożeniu wniosku o wszczęcie kontroli, zainicjowaniu postępowania administracyjnego, złożeniu zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, działaniu podjętym w celu odzyskania środków finansowych.
6. Informacja zwrotna zostanie przekazana Sygnaliście najpóźniej w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia.
§ 8 [Rejestr Zgłoszeń]
1. Spółka prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych, w którym dokonuje wpisów na podstawie zgłoszeń wewnętrznych („Rejestr Zgłoszeń”).
2. Spółka jest administratorem danych osobowych znajdujących się w Rejestrze Zgłoszeń.
3. Rejestr Zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:
1) numer zgłoszenia;
2) przedmiot naruszenia prawa;
3) dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4) adres do kontaktu Sygnalisty;
5) datę dokonania zgłoszenia;
6) informację o podjętych działaniach następczych;
7) datę zakończenia sprawy.
4. Rejestr Zgłoszeń prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności.
§ 9 [Ochrona danych osobowych]
1. Dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, która pomaga w dokonaniu zgłoszenia chronione są w zakresie wynikającym z przepisów RODO oraz Ustawy o Ochronie Danych Osobowych.
2. Administratorem danych osobowych Sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz danych zawartych w zgłoszeniu jest Spółka.
3. Administrator zapewnia adekwatny poziom ochrony danych osobowych wynikający z powszechnie obowiązujących przepisów prawa wskazanych w ust. 1 powyżej.
4. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym Sygnalista przekazał zgłoszenie lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
5. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie wspomnianych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
§ 10 [Zgłoszenia zewnętrze]
1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego opisanego w niniejszej Procedurze. Zgłoszenie zewnętrzne dokonywane jest na podstawie przepisów rozdziału 4 Ustawy.
2. Zgłoszenie zewnętrzne przyjmowane jest przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny. Podmioty te są zobowiązane do przeprowadzenia postępowania zainicjowanego zgłoszeniem we własnym zakresie, zgodnie z przepisami Ustawy.
3. W przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego Sygnaliście przysługują środki ochrony oraz zakaz działań odwetowych, na takich samych zasadach jak w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
§ 11 [Pozostałe postanowienia]
1. Treść Procedury została skonsultowana z przedstawicielami pracowników w Spółce, zgodnie z przyjętymi w niej zasadami konsultacji oraz stosownie do odpowiednich przepisów Ustawy.
2. Wszystkie osoby będące pracownikami Spółki, a także związane ze Spółką umowami cywilnoprawnymi, w tym także praktykanci i wolontariusze zobowiązani są do zapoznania się z niniejszą Procedurą.
3. Niniejsza Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia w sposób przyjęty w Spółce.
4. Zmiany Procedury mogą nastąpić wyłącznie w formie pisemnej.
5. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy Dyrektywy, Ustawy, Kodeksu pracy i Kodeksu cywilnego.
Zarząd S.C.D.Z. Medicina sp. z o.o.
Kraków, dnia 17 września 2024 roku
